Todos sabemos que un Freelance o Autónomo Profesional debe hacer de todo en su negocio: De comercial, de transportista, de Jefe, e incluso, de administrativo…
No obstante y en muchas ocasiones, el Freelance o Autónomo no tiene los conocimientos o experiencia para desarrollar las tareas más administrativas y contables que se producen en el negocio.
Entre estas tareas, se encuentra una de las más importantes: Facturar.
Indicamos que es una de los procesos más importantes, ya que el principal factor es el de COBRAR. No sirve de nada Facturar mucho, si luego, nuestros Clientes no nos pagan por los servicios prestados.
Y no es difícil. Tan solo es necesario dedicarle el esfuerzo y recursos que se necesitan para realizar un correcto proceso de Facturación.
Por ello, y con el artículo de hoy, queremos detallarme ¿Cómo hacer una Factura si soy freelance?
¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de realizar una Factura como Freelance?
1.-Los precios de Venta
Es importante estipular tus trabajos y servicios en variables de precios. No es necesario indicarlos en tu web o datos de contacto. No obstante, en tus presupuestos internos, deberías realizar un listado de precios por servicios y horas de trabajo.
¿Por qué?
-Para optimizar y estructurar tus servicios.
-Para calcular correctamente los márgenes y beneficios con los que quieres trabajar.
-Para que no pierdas tiempo cada vez que debas realizar un nuevo Presupuesto.
-Para que traslades coherencia y unidad de precios ante Clientes y Mercado.
Además, estipular unos precios de Venta, te servirá para realizar un estudio y análisis previo de tus servicios y actividades, identificando los tiempos o recursos empleados en cada uno de ellos.
2.-El diseño de la Factura a utilizar
Una vez has estipulado los precios de venta por tus servicios y actividades, es momento de encontrar un diseño de plantilla de Factura que te guste y se adapte a las características de tu negocio.
Ten en cuenta que la Factura es uno de los elementos de marketing más potentes en tu negocio. Con la Factura, puedes trasladar hacía tu Cliente una imagen de profesionalidad y de marca.
Además, tiene que tratarse de un diseño de plantilla ágil y fácil, y que rápidamente te permita tener creada tu Factura para ser enviada al Cliente.
3.- Campos que deben constar en la Factura de Venta de un freelance
La Factura es un documento que cumple y genera obligaciones fiscales y legales entre las dos partes que intervienen en la operación profesional o comercial realizada.
Por ello, existen ciertos campos o conceptos que deben aparecer de forma obligatoria en el documento de la Factura:
-Debe aparecer la palabra FACTURA
-Deben aparecer los datos fiscales del Emisor y Receptor de la Factura
-Indicar un número de la Factura (que tendrá que ser correlativo y sin saltos).
-Indicar fecha de la Factura
-Detalles de los productos o servicios prestados, con sus importes y precios
-Indicar los impuestos que intervienen. En un Freelance, lo más habitual es el IVA y retención de IRPF si se está facturando a otro Autónomo o Empresa.
-Importe total de la Factura
Además, es aconsejable indicar otros elementos, que aunque no son obligatorios, si se consideran oportunos:
-Condiciones de cobro: A fecha factura, dentro de 30, 60 días, etc…
-Método de pago: Por transferencia bancaria, domiciliación, etc… indicando tu número de IBAN.
-Observaciones. Por si hubiera algún detalle que querrías que quedara reflejado en el documento.
4.-Otros aspectos a tener en cuenta al realizar una Factura como Freelance
Tal y como hemos indicado, el numero de la Factura debe ser correlativo y sin ningún tipo de salto. Es decir, si empiezo por la Factura 1, las siguientes deben ser la 2, 3,4 y así sucesivamente.
No podemos pasar de la Factura 1 a la 5.
-Debes conservar una copia de la Factura. Además de enviar a tu Cliente el documento de la Factura, en tu negocio y en un plazo mínimo de 5 años, deberás conservar todos los documentos y Facturas.
Es posible que la Agencia Tributaria, en algún momento pueda hacerte una inspección y te solicite ciertas Facturas de ejercicios económicos anteriores.
-Las Facturas te servirán para declarar y presentar los impuestos trimestrales ante la Agencia Tributaria. Por ejemplo, los modelos 303, 111, 115 y 130.
Por ello, es necesario tener toda la documentación y Facturas bien ordenadas, organizas y controladas.
La Factura refleja tu imagen de marca y de negocio como Freelance
Si eres Freelance o Autónomo profesional, todo recae y depende de ti, incluso la imagen de negocio y de profesionalidad que transmites.
Por ello, el orden, diseño y proceso de Facturación puede transmitir mucho de ti ante tus Clientes. (Y como es evidente, queremos que nuestros Clientes piensen bien de nosotros para que vuelvan a llamar a nuestra puerta).
Así que te queremos trasladar ciertos consejos que generaran mejor imagen de ti ante tus Clientes:
-Realiza las Facturas en el momento adecuado
No emitas a tus Clientes las facturas antes o después del momento concreto. Es decir, no te anticipes si aún no has realizado el servicio, o bien, no te retrases y expidas la factura meses después.
En los dos extremos, puedes generar sensación de poca profesionalidad. Por un lado, por impaciencia, y por el otro, por falta de atención y de importancia ante tu negocio.
Por ello, es vital tener y darle importancia a todo el proceso de Facturación.
-Establece cual será tu protocolo ante la reclamación de pago de una Factura
Analiza y plantea cual será el procedimiento correcto de reclamación del cobro de una Factura ante un Cliente.
Debes encontrar el punto medio entre no darle importancia al cobro y generar demasiada insistencia y “pesadez” a tu Cliente por el pago de la Factura.
Aunque no debería ser así, es habitual que en España los pagos puedan retrasarse. Por ello, debes trabajar con la finalidad de lidiar ante este problema.
En el siguiente enlace, te trasladamos los principales consejos que te ayudarán a cobrar antes tus Facturas de Venta: ¡5 consejos que te permitirán cobrar antes a tus Clientes!
Como ves, realizar una Factura y tener controlado todo el proceso de Facturación, no puede suponer ningún problema o dificultad, si dispones de orden, control y organización en tu negocio. Así como la predisposición en realizar y darle importancia al proceso de hacer una Factura.
Blueindic, el programa de Facturación y Contabilidad online para Autónomos, quiere ayudarte en este proceso. Con nuestro programa, podrás realizar y emitir Facturas de Venta, de una forma automática, fácil y visual, mejorando en eficiencia y productividad, con el objetivo de ganar tiempo y dedicarlo a lo que realmente es importante para tu negocio.
