Como en cualquier proceso clave, la organización y el control toman importancia para que la gestión se realice correctamente.
Y con el proceso de Facturación no podía ser menos. En un negocio, gestionar correctamente la actividad y su Facturación parten como elementos prioritarios.
Sin embargo, todo puede quedar en nada si previamente no se establecen ciertos componentes organizativos que mejoren el proceso y lo hagan más eficiente.
Ya seas un pequeño Autónomo que acabas de empezar, o tengas un negocio más o menos estable en el tiempo, además de alcanzar nuevos clientes y trabajar más, es fundamental en cualquier negocio cobrar por las facturas que has emitido. Y por lo tanto, por los productos que has vendido o servicios que has ofrecido.
¿Cómo se puede mejorar la organización en el proceso de Facturación?
Las facturas que vayas emitiendo, no se ordenan y se guardan por arte de magia. Más aún, no las cobraras si no existe un control y seguimiento de todos sus vencimientos.
Por lo tanto, hay que realizar un orden claro y concreto y realizar un sistema de Facturación que permita ser eficiente durante todo el proceso que dura una Factura:
-Realización
-Emisión
-Cobro
-Registro
Así pues, existen 3 medidas clave que pueden ayudarte a realizar un mejor sistema de Facturación:
1.-Organización en la información y en los timmings.
El proceso de Facturación empieza cuando se recibe un pedido y debe realizarse la Factura en cuestión.
Para eliminar posibles duplicidades, debe ser tan solo una persona la encargada en la realización de la Factura. O bien, disponer de un programa de Facturación automático que actualice en cada momento, el estado y contenido de la Factura.
Además, es aconsejable fijar ciertos días del mes para la elaboración y realización de las diferentes tareas en el proceso de Facturación.
Por ejemplo:
-Los 10 primeros días del mes se realizan y emiten las Facturas
-El día 25 de cada mes se emiten las domiciliaciones, o bien, se fijan como fechas de cobro.
Finalmente, es importante llevar un claro seguimiento de la numeración de todas tus Facturas realizadas y emitidas.
En cualquier momento, es posible que necesites recuperarla, y por fechas, deberás encontrarla en muy poco tiempo.
2.-Protocolos de comunicación entre interlocutores.
Tu sistema de Facturación debe permitirte visualizar, muy rápidamente, el estado, vencimiento y cobro de tus Facturas emitidas.
Es importante tener claro y controlado en qué fechas finalizan los vencimientos de todas tus facturas, y por lo tanto, deberías obtener el cobro de ellas.
Sin embargo, es posible que alguna de estas Facturas se encuentre como impagadas. Será en ese momento, donde un interlocutor de tu empresa o negocio debería hablar con el Cliente para negociar la situación.
En algunas ocasiones, y según el tipo de Cliente o Factura impagada, debería ser el propio Gerente del negocio quien hablase con el Cliente.
Por ello, es importante y para tener un control organizado de las Facturas impagadas, establecer un “protocolo” que permita realizar una rápida comunicación ante el impago.
3.-Planificar el proceso y sistema de Facturación.
Lo anteriormente dicho, debe estar escrito y estipulado dentro del sistema de Facturación en tu negocio.
Independientemente de si un trabajador lleva en tu negocio 5 años, o bien, acaba de empezar, debería realizar el trabajo con el mismo sistema establecido.
Este sistema debería contener, por ejemplo:
-Fechas de emisión de las Facturas
-Plazos para empezar a reclamar una Factura
-Interlocutores previos a la emisión de la Factura
-Interlocutores ante posibles problemas con las Facturas
-Etc…
En este tercer punto, y según la tipología del negocio, se hace evidente la necesidad de disponer de un programa de Facturación especializado en pequeños negocios, que permita llevar un correcto control y orden en el sistema de Facturación.
¡La organización en el proceso de Facturación!
