El proceso de Facturación debería ser la tarea y actividad más importante y clave para un Autónomo o Pequeño negocio, requiriendo el tiempo necesario para realizarlo correctamente.
No obstante, y aunque parezca mentira, en muchas ocasiones suelen producirse errores a la hora de realizarse una factura, provocando perjuicios de naturaleza fiscal, perdiendo derechos o validez legal, o bien, generando un posible efecto de morosidad ante los Clientes de la Factura.
Por ello, te contamos cuáles son los errores más habituales en el momento de realizar una factura, ¡Para que los evites!:
1-Enviar una factura sin una numeración correlativa
Este es uno de los factores obligatorios en una factura y el proceso de Facturación. El número de la factura debe estar establecido con una numeración correlativa que debes mantener, almenos, durante el periodo anual.
Es decir, si tu primera factura empezó por DV2017001, la siguientes facturas deberán mantener la correlación: DV2017002, DV2017003, DV27004
Por lo tanto, no puedes decidir en cada factura cual es el número que le indicas.
2-No poner el domicilio fiscal en la factura, sino la dirección de la oficina o local
Otro aspecto que debes tener en cuenta si quieres que tu factura tenga validez legal.
En la factura de Venta es obligatorio indicar toda tu información fiscal:
-Nombre y Apellidos (Autónomo) o Razón Social (Empresa)
-NIF
-Dirección Fiscal
La dirección fiscal es la que comunicaste ante la Agencia Tributaria con el modelo 036.
Por lo tanto, aunque la dirección donde trabajas (Local u oficina) es diferente de la dirección fiscal, en la Factura deberá aparecer la fiscal.
No obstante, si para mayor detalle, también quieres indicar tu dirección física de trabajo, también puedes añadirla.
3-Enviar la factura a la persona o departamento equivocado
Si trabajas con muchos clientes, es posible que en alguna ocasión envíes la factura al cliente equivocado.
Lo más probable es que tenga que pedir disculpas por el error. Tan solo ocurrirá que el cobro de tu factura se habrá retardado.
Pero también podría suceder que el Cliente quiera emprender alguna acción “no amistosa” por el hecho de haber “quebrado” la clausula de privacidad y divulgación de información confidencial.
Si además, trabajas con Empresas muy grandes y con muchos departamentos, es posible que envíes la factura a la persona equivocada, y esta se quede en el “cajón perdido”.
Para no cometer este error, debes preguntar por la persona o departamento que se encarga de los pagos (en ocasiones diferente que la persona que te ha solicitado el servicio). Además, no está de más añadir los datos de la persona en la Factura para que no se traspapele.
4-No entregar la factura al Cliente en el plazo reglamentado
Las facturas deben expedirse en el momento que se realiza la operación, si el destinatario fuese un particular.
En el caso que el destinatario de la factura fuera una Empresa o Autónomo, debería recibir la factura antes del día 16 del mes siguiente.
El principal problema de entregar la factura fuera de plazo es que estás “alimentando” las posibilidades de morosidad por parte del Cliente.
5-No desglosar las cuotas del IVA
Como norma obligatoria, en la Factura de venta deberás desglosar de los productos o servicios que ofreces, la siguiente información:
-Base Imponible
-Los tipos de IVA
-Las cuotas de IVA aplicados
Este desglose de la cuota del IVA puede realizarse por cada línea de producto o servicio ofrecido, o bien, como un total.
Por lo tanto, en tus facturas de Venta no puedes indicar un importe total sin indicar el IVA, y además, sin desglosar los diferentes tipos de IVA que pudieran haber.
Recuerda que actualmente existen tres tipos de IVA:
-IVA General del 21%
-IVA Reducido del 10%
-IVA Superreducido del 4%
6-No desglosar los conceptos de la factura
Como en el caso anterior, independientemente del rango y nivel de detalle de los productos o servicios que ofreces, si es cierto que debe existir una explicación y especificación de los productos que has ofrecidos o vendido, y por los que el Cliente está pagando.
7-No indicar fechas de vencimiento
Lo mas importante a la hora de realizar una factura es obtener el cobro lo más pronto posible. Por ello, no sirve de nada realizar una factura rápidamente, si dentro de ella no especificamos cuándo debe pagarse.
Por lo tanto, nunca envíes una factura sin una fecha de vencimiento. Esta fecha será la que se acordará entre las dos partos y generará una obligación por parte del destinatario.
Es aconsejable, a parte de indicar “Fecha de vencimiento: 30 días”, anotar la fecha exacta, por ejemplo: 18/07/2017.
8-No indicar las condiciones de cobro
Como en el caso anterior, debemos trasladar con la Factura obligaciones para el destinatario, además de darle facilidades para el pago de factura.
Por ello, en la Factura también es totalmente aconsejable indicar el método de cobro establecido:
-Efectivo
-Transferencia Bancaria
-Domiciliación Bancaria
-Pagaré
-Etc…
El hecho de no indicar ninguna condición o método de cobro, puede ser una ventaja para el Cliente ya que podrá comunicarte más adelante que no tiene conocimiento del proceso de pago.
9-No introducir tu logo de empresa en la factura
La factura, y aunque sea el último paso y contacto entre tu Cliente y tú, debe seguir transmitiendo imagen de marca y profesionalidad.
Más aún, sigue aprovechando la Factura para difundir tu marca y empresa. Además, es interesante añadir tu dirección de correo electrónico o un teléfono de contacto.
No obstante, no debes confundir tu marca o nombre comercial con tu verdadero nombre o razón social. Tal como hemos indicado en el punto 2, la factura es un documento legal, debiéndose rellenar con la información fiscal de tu negocio.
10-Indicar y añadir conceptos que no estaban previstos o acordados
En una factura tan solo deben aparecer aquellos conceptos y detalles que han estado acordados previamente por ambas partes.
Así pues, tu Cliente no debería sorprenderse a la hora de recibir su factura y encontrar detalles que no se habían hablado.
Por ello, si debes añadir un cargo adicional, deberías informarle antes de realizar el trabajo y emitirle la factura. O bien, si el cliente te solicita otra actividad, deberás indicarle si tiene un cargo adicional.
11-Introducir o añadir datos a mano en una factura impresa
Una factura es un documento que no puede ser manipulado una vez se ha impreso. Si has detectado algún error o falta de información, está totalmente prohibido acabar de añadirlo, con bolígrafo a mano, por ejemplo.
Así pues, si te has dado cuento que existe algún error, es obligatorio volver a realizarlo desde tu ordenador y volver a imprimir el documento.
12-No facturar lo antes posible
Evitar los errores de antes no servirá de nada si no envías a tiempo y con eficiencia tus facturas a tus clientes.
Cada día que no envías tu factura a tu cliente es un día más tarde que cobrarás. Y debes tener en cuenta que disponer de efectivo y liquidez en un pequeño negocio es mucho más importante que factura mucho.
13-No revisar antes de enviar
Es el principal error. La mayoría de los anteriores errores pueden producirse en alguna ocasión, pero si el emisor de la Factura “invirtiese” 3 minutos comprobando la forma, contenido y estado de la factura, todos los errores se detectarían y se solucionarían al momento.
Por lo tanto, es muy importante que cada vez que realices una factura, ¡Tómate tu tiempo para revisarla antes de emitirla!
14-No guardar una copia de la Factura
Es obligatorio disponer de una copia de cada una de tus Facturas que emites. Además de conservarlas en tu negocio por un mínimo de 5 años.
Nunca sabes cuando la necesitarás, o bien, te la pedirán desde la Agencia Tributaria.
Así pues, es vital ir realizando copias de seguridad de todas tus facturas.
15-No facturar
Parece obvio, pero en ocasiones, y una vez se ha emitido una factura, no existe un seguimiento para control el estado y cobro de una factura.
Nunca debes dar por hecho que el Cliente destinatario de la factura sabe cuándo debe pagarte. Al igual que tú, ellos también tienen mucho trabajo, y es posible que se les olvide el momento y fecha de pago.
Así que es tu responsabilidad realizar un correcto seguimiento por el cobro de tu factura.
Ahora ya conoces los 15 errores que no deberías cometer en una Factura de Venta
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